In einem Unternehmen haben die meisten Benutzer eines CMS die Rolle eines "Redakteurs", d.h. sie sollen lediglich neue, im Layout vorgegebene Seiten hinzufügen und deren Texte bearbeiten.

Das Problem konventioneller Content-Management-Systeme: Je flexibler das System, desto mehr Einstellungsmöglichkeiten.

Das bedeutet: Benutzer, die "einfach nur Texte bearbeiten" wollen, werden mit der vollen Komplexität des Systems konfrontiert und sind oft überfordert.

PrevisionCMS löst dieses Problem. Die Oberfläche für Redakteure ist so einfach gehalten, dass jeder, der ein einfaches Textverarbeitungsprogramm bedienen kann, auch in der Lage ist, die Rolle eines Redakteurs einzunehmen - und zwar mit minimaler Einarbeitungszeit (ca. 30 Minuten).

Die Flexibilität von PrevisionCMS wird somit bewusst von den einfachen Redakteuren ferngehalten und ist wenigen (i.d.R. einem einzigen) Administrator vorbehalten. Selbst für diesen besteht nach erstmaliger Konfiguration nur noch Handlungsbedarf, wenn Layoutänderungen durchgeführt werden müssen. Solange die zu Beginn erstellten Layouts verwendet werden können, ist kein Eingreifen nötig.

Das Resultat:

• Äußerst geringer Zeitaufwand für Schulungen
• Effektives Arbeiten
• Zeitnahe Aktualisierung der Inhalte

Durch Nutzung der Rechteverwaltung können weitere frei definierbare Rollen (=Benutzergruppen) definiert werden. Denkbar wäre zum Beispiel folgende Aufteilung der Verantwortungsbereiche:

• Administrator: Erstellt grundlegende Layouts, richtet Benutzer ein.
• Struktur- und Layoutverwalter: Legt die hierarchische Struktur der Website fest, also welche Seiten welches Layout und welche Unterseiten haben und passt die Struktur ggf. an, wenn dies notwendig wird (=Umordnen von Seiten).
• Redakteur: Legt Seiten an, übernimmt dabei das vorgegebene Layout und fügt Inhalte ein ("Click and change"). Redakteuren kann verboten werden, Seiten freizuschalten (nicht freigeschaltete Seiten können bearbeitet werden, sind für Besucher der Website aber nicht sichtbar). Es könnten auch verschiedene Redakteursgruppen definiert werden, die jeweils nur in bestimmten Bereichen Seiten erstellen und bearbeiten können.
• Lektor: Kontrolliert die neuen Seiten, korrigiert Fehler und schaltet Seiten frei.

Natürlich kann jeder Benutzer Mitglied mehrerer Gruppen sein (z.B. könnten "Chefredakteure" normaler Redakteur sowie Lektor sein).